HERRAMIENTAS PARA TRABAJAR EN REMOTO
Zoom
Mucho se está hablando en estos días de videoconferencias, reuniones online, chats de grupo y demás. Las necesidades de confinamiento por el COVID-19 nos han impuesto la necesidad de acordar un nuevo sistema para comunicaciones de empresa.
Y es en este ámbito donde queremos dejar nuestra propuesta, para todas aquellas pymes y autónomos que no sólo tienen necesidades de hacer videoconferencias con sus compañeros de trabajo sino con clientes de todo tipo.
¿Es importante este matiz? Lo es y mucho… Precisamente las grandes corporaciones ya han avanzado mucho en herramientas de trabajo en grupo porque tienen entornos distribuidos, trabajadores en distintas sedes de trabajo, incluso en distintas franjas horarias. Y eso significa que han adoptado una solución “corporativa” que les permite organizar grupos de trabajo, por proyecto, etc…
Precisamente para esa casuística de grandes grupos corporativos existen soluciones en los dos gigantes de la ofimática de hoy en día: Google y Microsoft. O Microsoft y Google si hablamos por antigüedad y tradición en el mercado.
- Microsoft lidera, con la suite Office, la ofimática de empresa desde los años 90. Han sido varias las alternativas de trabajo en grupo de esta suite. Pasando por SKYPE, SKYPE empresarial, y el más reciente y mejor estructurado Microsoft TEAMS
- Google apostó por la suite 100% online G-SUITE, y también ha sufrido cambios de nombre de sus herramientas. Google HangOut se hizo muy popular tras la salida de la red social Google+. Y recientemente ha convergido en Google MEET
Ambas plataformas son excelentes. Permiten videollamada, chat en grupo, compartir archivos, e incluso editar archivos de forma colaborativa. Son, sin duda, la solución perfecta para grandes entornos ya que permiten tener un directorio de empleados, hacer jerarquía en los grupos e incluso administrar permisos y entorno de seguridad.
Ambas plataformas se licencian en modalidad SaaS y suponen un coste por usuario y mes. Y si el número de usuarios es elevado el importe económico es significativo.
Y aun considerando el tema económico no es su mayor problema cuando se quieren utilizar para comunicaciones con grupos heterogéneos de usuarios. La mayor pega viene de la necesidad de que el usuario con el que queremos hablar disponga de una cuenta Microsoft o una cuenta Google (Un e-mail). Aunque es posible en el caso de Google disponer de una cuenta GMAIL de forma gratuita no todo el mundo dispone de ella.
ZOOM, la alternativa Free..
Por eso motivo han proliferado soluciones que no tengan de requisito estar dado de alta en una plataforma. Es el caso de ZOOM. Una plataforma web que permite generar un enlace para distribuirlo y que cualquiera pueda unirse a la videoconferencia desde cualquier navegador.
Y esta es la gran ventaja de este tipo de plataformas. Que se pueden generar enlaces al vuelo, según se necesiten. Y se distribuyen por cualquier canal que ya se tenga establecido: WhatsApp, Email, incluso un código QR promocional.
Esto aporta una flexibilidad enorme, ya que no es necesario pre-registrar a nadie, hacer cuenta, o estar vinculado a un equipo corporativo con la cuenta de empresa. Ni siquiera es necesario tener un email.
Se distribuye un enlace. Punto. Igual que cuando se envía un gran archivo por WeTransfer. Se copia la URL en un mail, o se envía por WhatsApp y cualquiera puede sumarse a la conversación.
Para ilustrar la flexibilidad vamos a imaginar diferentes casos de uso
- Un autónomo desde la calle, quiere hablar con su cliente, que también es autónomo y no tiene cuenta Microsoft.
- Desde la App Zoom abre una video y comparte el enlace por Wapp.
- Su cliente pulsa en la URL desde el Wapp y se ejecuta la App en remoto abriendo la conferencia.
- Un agente comercial de una Pyme quiere aclarar un presupuesto a un cliente de otra pyme, y a su director financiero.
- Desde su escritorio Windows o Mac genera un enlace Zoom y se lo envía por email a su cliente. Poniendo en copia a su director financiero
- Al pulsar el enlace, se abre el navegador web y se descarga un ejecutable para entrar de forma directa en la videoconferencia.
- Quedan unidos los 3.
- Un agente comercial de una Pyme quiere explicar una presentación comercial a un cliente de otra pyme.
- Desde su escritorio Windows o Mac genera un enlace Zoom y se lo envía por email a su cliente.
- Al pulsar el enlace, se abre el navegador web y se descarga un ejecutable para entrar de forma directa en la videoconferencia.
- El agente comercial comparte su pantalla, para que el cliente pueda ir siguiendo la presentación de forma remota.
Este tipo de plataformas aportan además de su sencillez de uso, algunas funcionalidades adicionales.
- Permiten unir a grupos de personas. Lo cual es una ventaja importante frente a soluciones propietarias como FaceTime de Apple o cualquiera de las soluciones Android.
- Permiten unirse a la conversación en modo audio únicamente, o en modo audio y video.
- Posibilitan compartir la pantalla, con lo cual se pueden utilizar para presentaciones remotas de cualquier documento. Incluso si se llama desde móvil permiten compartir la pantalla del móvil
Durante este período de trabajo en remoto que nos está tocando vivir, desde EuroCastalia estamos continuando con nuestras reuniones de proyecto. Sumando a ellas a clientes de todos los ámbitos. Que también están en sus casas o incluso desde dispositivos móviles. Todo encaminado a seguir coordinados, y garantizar el funcionamiento del negocio.
Si estás interesado en que hablemos, déjanos tus datos y te enviaremos un enlace ZOOM para que podamos vernos. ;-)
